El menú “Mantenimiento” ofrece las siguientes opciones:
Empresas y Establecimientos: se utiliza para registrar los datos de nuestra empresa así como de sus establecimientos. La empresa puede tener un número ilimitado de establecimientos. El NIF de la empresa y los CAE de los establecimientos serán validados por el sistema, rechazándose valores incorrectos. Al dar de alta un establecimiento nuevo, un dato importante a tener presente es el valor inicial del contador de números de referencia. El primer documento que generemos para el establecimiento nuevo tomará para su numeración este valor inicial. Si no ha generado documentos numerados en el ejercicio en el que instala el Programa de Ayuda EMCS, debe rellenar con “1” el valor del contador inicial. Si ya tiene documentos numerados para el establecimiento, debe rellenar el valor del contador inicial con el número del último documento + 1. El Programa de Ayuda EMCS sólo permite establecer el valor inicial del contador en el momento de dar de alta un establecimiento. Una vez creado, no se puede modificar.
Relaciones Habituales: desde esta opción accederemos al listín de nuestras “Relaciones Habituales”. El Programa de Ayuda EMCS permite registrar los clientes y proveedores con los que habitualmente trabajamos para que al crear un documento de cualquier tipo podamos seleccionar uno de ellos, rellenándose a continuación muchas de las casillas del documento de manera automática. Se permite definir para las “Relaciones Habituales” incluso las mercancías y las cantidades que habitualmente despachamos.
| ▪ | Mercancías Habituales: desde esta opción accederemos al listín de nuestras “Mercancías Habituales”, desde donde podemos registrar las mercancías con las que habitualmente trabajamos. Este listín de mercancías habituales se puede usar al rellenar los distintos documentos (500, EMCS, etc.), con lo que gran parte de las casillas sobre las mercancías que expedimos o recibimos se rellenan automáticamente. |
| ▪ | Agentes de Transporte: opción que se utiliza para acceder al listín de Agentes de Transporte con los que trabajamos. Si rellenamos aquí los datos de los Agentes de Transporte, al confeccionar un documento muchas de las casillas se rellenarán de manera automática al seleccionar uno de los Agentes dados de alta en el listín. |
| ▪ | Transportistas Habituales: opción que se utiliza para acceder al listín de Transportistas con los que trabajamos habitualmente. Si rellenamos aquí los datos de los Transportistas, al confeccionar un documento muchas de las casillas se rellenarán de manera automática al seleccionar uno de los dados de alta en el listín. Los Transportistas sólo se utilizan en los documentos EMCS, al no exigirse informar sobre los mismos en los restantes tipos de documentos. |
| ▪ | Imprimir Reversos 503: se utiliza para imprimir masivamente los reversos de los modelos 500 y 503 para disponer de hojas “preimpresas” a utilizar para imprimir los documentos 500 antiguos y 503 que confeccionemos. Al entrar en esta opción el sistema pregunta el modelo que queremos imprimir y el número de copias, hasta un máximo de 99. |
Si bien los documentos 500/503 que imprimimos deben tener el reverso también impreso, en los documentos EMCS no es necesario, se imprimen en A4 con el reverso en blanco.
| • | Desmontar Documentos: opción utilizada para desmontar de la Base de Datos todos los documentos de fecha anterior a una fecha dada y pasarlos a disquete u otro medio. Una vez desmontados, se pueden volver a montar si fuera necesario. El sistema no permitirá desmontar documentos en estado de “Pendiente de Enviar”. Si existieran documentos en este estado en el periodo que se desea desmontar, se deberán borrar primero. |
| • |  Importar Datos: se utiliza para volver a montar en la Base de Datos documentos previamente desmontados mediante la opción anterior o actualizar las tablas auxiliares de la aplicación con nuevas versiones. |
| • | Verificar Instalación: ofrece un módulo que verifica que todos los componentes del Programa de Ayuda EMCS están correctamente instalados y permite importar al Programa de Ayuda EMCS datos a partir de un Programa de Ayuda de Impuestos Especiales instalado previamente en su ordenador. Se describe detalladamente en el capítulo “Primeros Pasos”. |
| • | Registro de Incidencias: el Programa de Ayuda EMCS mantiene un registro de todas las incidencias y errores ocurridos durante su ejecución. Para informar de cualquier eventualidad, será necesario acceder primero al registro de incidencia, para anotar el código de incidencia, y demás información necesaria para detectar el origen del problema y proceder a su corrección. |
